BLOG

Doskonała skarbnica wiedzy

(NIE)RENTOWNA PRAKTYKA STOMATOLOGICZNA

I. EPIDEMIA i jej skutki dla praktyk stomatologicznych.

Oczywiście nie będę pisał o tym, czym jest koronawirus i jakie są jego konsekwencje zdrowotne… skupię się na tym jakie mogą być konsekwencje ekonomiczne epidemii dla każdej praktyki stomatologicznej.

Obserwując rynek przez pierwsze kilka dni od czasu wprowadzenia kwarantanny i będąc w stałym kontakcie z wieloma praktykami, zauważyłem trzy różne statusy działalności:

  • Praktyka jest zamknięta do końca marca i w ogóle nie przyjmuje pacjentów
  • Praktyka jest zamknięta do końca marca, ale po wprowadzeniu dodatkowych procedur bezpieczeńtwa świadczy doraźną pomoc potrzebującym pacjentom
  • Praktyka jest normalnie czynna i po wprowadzeniu dodatkowych procedur bezpieczeństwa świadczy wszystkie usługi stomatologiczne.

Od wczoraj /20 marca/ jest ogłoszony stan epidemii, kwarantanna została przedłużona do Świąt Wielkanocnych, dlatego warto przyjąć scenariusz, że przez kolejne 4-12 tygodni praktyki stomatologiczne będą musiały być zamknięte lub zderzą się ze spadkiem przychodów o 30-70% średniego zeszłorocznego poziomu.

Powodów będzie kilka:

  • Zrozumiała niechęć wykonywania pracy przez personel średni oraz lekarzy
  • Postępująca niechęć do odbywania wizyt przez pacjentów-obawa o zdrowie
  • Względy ekonomiczne, część pacjentów teraz też nie zarabia, więc zmienią im się priorytety w wydawaniu pieniędzy
  • Wprowadzenie dodatkowych procedur bezpieczeństwa i wydłużenia czasu każdej wizyty

W kolejnych miesiącach /do końca 2020 r./ też warto przyjąć założenie, że poziom przychodów nie wróci do tego przed kwarantanną, co powinno być wystarczającym impulsem dla właściciela praktyki stomatologicznej, aby spróbował dopasować poziom kosztów stałych do nowych realiów. Inaczej będzie grozić to utratą płynności finansowej lub bankructwem.

Poniżej przedstawiam estymację 3 scenariuszy biznesowych, jednej z praktyk, którą obecnie audytuję. Prezentuję Zarządczy rachunek wyników i to w jakim stopniu spadek przychodów wpłynie na rentowność lub stratę operacyjną tej praktyki.
Jest to narzędzie, które proporcjonalnie przelicza poziom kosztów zmiennych i pozwala budżetować poziom kosztów stałych do realizowanych lub planowanych przychodów.

Właśnie w oparciu o takie estymacje warto podejmować decyzje, które za kilka miesięcy mogą skutkować tym, że Twoja praktyka jednak przetrwa lub dalej będzie dobrze funkcjonować.

Działania, które będą podejmowane powinny dotyczyć każdej pozycji przychodowej i kosztowej, wtedy dopiero będzie można spodziewać się odpowiednich efektów.

Przez ostatni tydzień wypracowałem komplet zaleceń kryzysowych, które pomagają praktykom stomatologicznym proaktywnie podejmować adekwatne decyzje.

Poniżej przedstawiam kilka takich zaleceń, a jeśli chcesz otrzymać ich komplet i moje indywidualne doradztwo, to zapraszam do bezpośredniego kontaktu
tel. 502 185 012
email: michal@doskonalaobslugapacjenta.pl

1.) Na początek rekomenduję skoncentrować się na pacjentach i na jak najlepszej komunikacji.

Warto, aby pacjenci wiedzieli:

  • Czy jesteście otwarci?!
  • Czy jesteście zamknięci?!
  • Czy jesteście zamknięci, ale przyjmujecie pacjentów bólowych, z awariami?!
  • Jeśli jesteście zamknięci to gdzie mogą szukać doraźnej pomocy
  • W jakim zakresie, godzinach?!
  • Kto ma dyżur pod telefonem i czy jest to specjalny numer?!
  • Czy pacjenci wiedzą o e-receptach i IKP www.pacjent.gov.pl?!
  • Jak wygląda wywiad telefoniczny przed zapisaniem pacjenta?!
  • Jakie są specjalne środki i procedury bezpieczeństwa przyjmowania pacjentów?!
  • Jak wygląda wywiad, jeszcze raz przed przyjęciem pacjenta?

Wprowadzenie dodatkowych procedur bezpieczeństwa oraz dodatkowych środków ochrony wiąże się z kosztami, dlatego każdy pacjent przed wejściem do gabinetu powinien zapłacić w rejestracji 70-110 zł za pakiet bezpieczeństwa – fartuch, buty itd. Koniecznie niech Personel Rejestracji informuje pacjentów o tym przez telefon.

Ta kwota nie powinna być doliczana lekarzom do honorarium, dlatego płatność powinna odbyć się od razu w Rejestracji.

Komunikaty i ich kanały komunikacji do różnych grup pacjentów

Bardzo ważne jest to, aby zadbać o bardzo profesjonalną komunikację z pacjentami i dopasować ją do statusu Waszych pacjentów:

Pacjenci Omega – Pacjenci, którzy mają kompleksowe leczenia
Pacjenci ALFA – Wszyscy, którzy mieli umówione wizyty, minus pacjenci Omega
Pacjenci Beta – Wszyscy pacjenci w bazie minus pacjenci Alfa i Omega

Pacjenci Omeganajlepiej do nich zadzwonić! Poinformować o statusie i jednocześnie, że po zapoznaniu się lekarzy z ich kartą pacjenta i planem leczenia mogą być spokojni o dalsze etapy leczenia. Oczywiście jeżeli będą czuli potrzebę kontaktu niech dzwonią na numer…
Jak wszystko wróci do normy to niezwłocznie zadzwonicie do nich w celu umówienia dogodnych terminów wizyt. Warto podziękować za wyrozumiałość. Jak zadzwoni do nich lekarz to już w ogóle będzie super!

Pacjenci ALFAjuż zapewne się z nimi kontaktowaliście, ale po decyzji o przedłużeniu kwarantanny lub po zmianie Waszego statusu też warto zadzwonić jak do pacjentów Omega.

Pacjenci Betapomimo tego, że nie mieli umówionych wizyt warto im wysłać sms o aktualnym statusie gabinetu.

Informacje o Waszym statusie powinny być również umieszczone na stronie www oraz na Facebook-u, np. w poście, który warto przypiąć na górze lub/i przygotować specjalną grafikę i dać jako tło.

Jeśli przyjmujecie teraz pacjentów, warto pokazać na Facebooku lub Instagramie zdjęcie personelu jak jesteście dodatkowo zabezpieczeni.

Rekomenduję również uruchomienie płatnych konsultacji online, głównie przez lekarzy specjalizujących się w stomatologii estetycznej lub ortodoncji. Warto przygotować instruktaż foto/video jak pacjent może wykonać samodzielnie zdjęcia, aby wykonać mu wizualizację np.w dsdapp lub innym programie.
Oczywiście bardzo dobre zdjęcia to warunek konieczny.

Podczas takiej konsultacji lekarz może zbudować relację z pacjentem, zaprezentować prostą wizualizację leczenia, oraz pokazać efekty leczenia innych pacjentów.
Oczywiście nie będzie mógł postawić diagnozy, ale właśnie to będzie moment aby opowiedzieć pacjentowi jak będzie wyglądać taka konsultacja w gabinecie.

2.) Kolejnymi oczywistymi krokami jest optymalizacja takich kosztów jak:
LEASINGI i KREDYTY
KOSZTY PERSONALNE
PERSONEL ŚREDNI
LEKARZE
KOSZTY MARKETINGU
KOSZTY UTRZYMANIA POWIERZCHNI
KOSZTY ZAKUPU MATERIAŁÓW
KOSZTY LABORATORIUM
INNE KOSZTY

Jeśli chcesz otrzymać komplet rozwiązań jak zoptymalizować każdą z tych grup kosztowych to masz możliwość udziału w specjalnej edycji online Kursu (NIE)RENTOWNA PRAKTYKA STOMATOLOGICZNA

Tutaj szczegóły: https://app.evenea.pl/event/rentownapraktykaonline/

Podczas kursu przekazana będzie wiedza, która pomoże uniknąć większej utraty pieniędzy lub podjęcia nieodpowiednich decyzji.

3.) Kolejnym krokiem jest delegowanie obowiązków, na które normalnie nie ma czasu np:

  • Wykorzystać ten czas na sprawy serwisowe, ale tylko te niezbędne. Oczywiście negocjować dłuższy niż standardowo termin płatności
  • Wykonać remonty, malowania
  • Wydelegować inwentaryzację
  • Wydelegować sprawy reorganizacyjne – wyposażenie gabinetów, asystory
  • Wydelegować lekarzom sprawdzenie i uzupełnienie dokumentacji medycznej
  • Wydelegowanie wykonania różnych statystyk
  • Rozwój kompetencji

Zapewne ta sytuacja spolaryzuje rynek usług stomatologicznych i przetrwają głównie najsilniejsi i najsprytniejsi, tak jak w naturze.

Niestety wszystko wskazuje, że będziemy zmagać się ze skutkami obecnej sytuacji przez kolejne miesiące lub lata, dlatego potraktuj te rady jako zbiór dobrych praktyk, które warto wdrożyć i wyjść z kryzysu tzw. obronną ręką. Czego Tobie i sobie życzę!


Michał Katarzyński
+48 502 185 012
michal@doskonalaobslugapacjenta.pl